Assistante de direction / Assistante travaux H/F

1. Gestion administrative et technique des chantiers

• Constitution, mise à jour et suivi des dossiers travaux.
• Interface quotidienne avec les Chargés d’Affaires, conducteurs de travaux et équipes terrain.
• Rédaction et mise en forme des documents : courriers, comptes rendus, comptes prorata, avenants, DOE…
• Organisation logistique : demandes d'accès, DICT, réservations, suivi des sous-traitants (documents légaux, assurances, PPSPS).

2. Appels d’offres – Marchés publics & privés

• Analyse des pièces écrites et administratives (CCTP, CCAP, RC…).
• Préparation et montage complet des dossiers de candidature et d’offre.
• Gestion des plateformes dématérialisées de marchés publics (téléchargement, dépôt, suivi des questions/réponses).
• Suivi des délais, conformité documentaire et envoi dans les temps impartis.

3. Facturation et suivi financier

• Élaboration et saisie des situations de travaux (clients publics et privés).
• Suivi des factures fournisseurs, contrôle et rapprochement.
• Émission des avoirs, relances internes, mise à jour des tableaux de suivis financiers.
• Aide à la préparation des éléments pour la comptabilité.

4. Recouvrement

• Relances clients pour les soldes de chantiers.
• Suivi des règlements, gestion des litiges administratifs (PV de réception, pénalités, retenues de garantie…).
• Mise à jour régulière des états de recouvrement pour la direction.

5. Relations internes & externes

• Accueil et communication avec les clients, architectes, maîtres d’œuvre, collectivités, fournisseurs et sous‑traitants.
• Transmission des documents et informations nécessaires à la bonne marche des chantiers.
• Participation à la coordination et au reporting du service travaux.