Le métier

Le secrétaire assistant joue un rôle polyvalent et central dans une entreprise, offrant un soutien administratif et logistique à une équipe ou un responsable. Il coordonne les informations, gère les dossiers administratifs liés aux ressources humaines et aux fonctions commerciales, et est le premier interlocuteur des collaborateurs et partenaires externes, contribuant ainsi à la communication et à l'image de l'entreprise. Il prépare divers documents, organise le classement et l'archivage, et gère l'accueil des visiteurs, les appels, les rendez-vous, ainsi que l'organisation des réunions et des déplacements. Dans le service commercial, il traite les commandes et les demandes d'achats, tout en répondant aux demandes d'information et en gérant les réclamations. Le secrétaire assistant participe également au suivi administratif du personnel et doit faire preuve d'adaptabilité. L'utilisation de l'anglais peut être nécessaire selon le contexte. Ce poste requiert une autonomie variable, une bonne gestion des priorités, et une mise à jour continue des compétences en raison de l'évolution technologique. Les horaires sont généralement stables, mais peuvent s'élargir pour répondre aux besoins des clients.

Le programme

Activité-Type 1 : Assister une équipe dans la communication des informations et l'organisation des activités
  1 - Produire des documents professionnels courants 
  2 - Communiquer des informations par écrit 
  3 - Assurer la traçabilité et la conservation des informations 
  4 - Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement 
  5 - Planifier et organiser les activités de l'équipe

Activité-Type 2 : Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines
  6 - Assurer l'administration des achats et des ventes 
  7 - Répondre aux demandes d'information des clients et traiter les réclamations courantes 
  8 - Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité commerciale 
  9 - Assurer le suivi administratif courant du personnel

Objectifs de la formation :

Organiser son environnement de travail et ses activités 

Assurer une veille technologique et informationnelle 

S’adapter à des situations et des interlocuteurs variés