Le chargé d'accueil et administratif joue un rôle essentiel dans les activités d'accueil et administratives d'une structure. En tant que point de contact privilégié, il contribue à créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l'entreprise. Il est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les partenaires externes. De plus, il participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de cette fonction est primordiale.

Le chargé d’accueil et de gestion administrative partage ses missions entre front office et back office.

• Front office : il accueille les visiteurs et les appels, identifie les besoins, informe et oriente vers les bons services, contrôle les accès et gère les flux d’informations entrants et sortants. Il traite simultanément plusieurs canaux et assure la traçabilité des échanges dans les systèmes d’information.
• Back office : il réalise des tâches administratives variées : rédaction de documents, gestion d’agendas et de réunions, numérisation, classement et archivage, constitution et suivi de dossiers et de commandes, traitement des réclamations et résolution de litiges simples selon les procédures.

Le poste exige autonomie, organisation, confidentialité et gestion des priorités, avec une capacité à gérer des situations délicates. Il implique des échanges constants avec des interlocuteurs internes et externes, nécessitant de fortes compétences relationnelles et d’adaptation.